الفاتورة الإلكترونية للنوادي الرياضية والصالات

تسمي الهيئة المرحلة الأولى مرحلة الإصدار، والمرحلة الثانية مرحلة الربط والتكامل. غيّرت المرحلة الأولى طريقة إنتاج الفاتورة: عبر حل إلكتروني متوافق وبحقول إضافية، وانتهى معها إصدار الفواتير يدويًا أو من برامج تحرير النصوص. أما المرحلة الثانية فغيّرت وجهة الفاتورة: يجب أن يتصل الحل بمنصة فاتورة ويرسل الفواتير بصيغة XML التي تحددها الهيئة.

هناك مصطلحان أساسيان في المرحلة الثانية. الاعتماد (Clearance) يخص الفواتير الضريبية: يرسل نظامك الفاتورة إلى منصة فاتورة، فتتحقق منها وتختمها، وبعدها فقط يجوز مشاركتها مع المشتري. والإبلاغ (Reporting) يخص الفواتير الضريبية المبسطة: تسلّم العميل فاتورته عند البيع، ثم ترسلها إلى المنصة خلال 24 ساعة من إصدارها، بحسب الدليل التفصيلي الصادر عن الهيئة.

توضح الهيئة أن الفاتورة الضريبية هي مستند معظم المبيعات بين المنشآت ومن المنشآت إلى الجهات الحكومية، وأن الفاتورة الضريبية المبسطة مخصصة غالبًا للبيع للمستهلكين. وفي المنشأة الرياضية يكاد يكون كل حجز من لاعب أو ولي أمر أو عضو بيعًا لمستهلك، لذلك تكون الفاتورة المبسطة هي المستند اليومي.

• الفاتورة الضريبية المبسطة: تصدر للأفراد، وتحمل رمز استجابة سريعة، وتُسلّم للعميل وقت البيع، ثم تُبلّغ إلى منصة فاتورة خلال 24 ساعة.
• الفاتورة الضريبية: تصدر للشركات والمدارس والجهات، وتتضمن بيانات المشتري كاملة مثل رقمه الضريبي إن وجد، ويجب أن تعتمدها منصة فاتورة قبل مشاركتها معه.
• مبيعات صغيرة لمنشآت: يسمح دليل الهيئة بإصدار فاتورة مبسطة لمشترٍ من المنشآت فقط إذا قلت قيمة التوريد الخاضع للضريبة عن 1,000 ريال، وما زاد على ذلك يحتاج فاتورة ضريبية.

القاعدة العملية لموظف الاستقبال: إذا طلب الدافع فاتورة باسم شركة، أو كانت العملية ضمن عقد مع شركة أو مدرسة، فهي فاتورة ضريبية ويجب تسجيل بيانات المشتري قبل إصدارها. فتصحيح اسم المشتري بعد اعتماد الفاتورة يتطلب إشعارًا دائنًا وفاتورة جديدة.

بعد إصدار الفاتورة يكون التصحيح بمستند جديد. ينص دليل الهيئة على أن الإشعارات الدائنة والمدينة يجب أن تصدر مع إشارة إلى الفاتورة الأصلية، وأن نوع الإشعار يتبع نوع الفاتورة التي يعدلها. فاسترداد مبلغ فاتورة مبسطة يكون بإشعار دائن مبسط يُبلّغ مثل الفاتورة، واسترداد مبلغ فاتورة ضريبية معتمدة يكون بإشعار دائن يمر هو أيضًا بالاعتماد.

• استرداد كامل لحجز ملغى: إشعار دائن واحد بالمبلغ كاملًا مرتبط بفاتورة الحجز.
• استرداد جزئي وفق سياسة الإلغاء المتأخر: إشعار دائن بالجزء المسترد فقط.
• استرداد على شكل رصيد في المنشأة بدل النقد: اتفق مع مستشارك على طريقة تسجيل الرصيد، لأن العميل يحتفظ بقيمة لديك.
• خطأ في بيانات المشتري على فاتورة شركة: إشعار دائن يلغيها وفاتورة ضريبية جديدة صحيحة.

الخطأ الشائع أن يُنفذ الاسترداد في بوابة الدفع دون إشعار دائن مقابل في الدفاتر، فتظهر المبيعات في إقرار ضريبة القيمة المضافة أعلى من حقيقتها. وأيًا كان النظام الذي تستخدمه، يجب أن يصدر الاسترداد والإشعار الدائن من الإجراء نفسه.

في AskFlow يُنشئ كل حجز أو باقة أو عضوية مدفوعة فاتورة إلكترونية متوافقة تلقائيًا عبر برنامجك المحاسبي: وافق أو قيود أو دفترة أو Zoho Books أو Odoo أو Oracle، بما في ذلك فوترة الهيئة حيث تنطبق. وتُرسل الإشعارات الدائنة بالطريقة نفسها. ويمكن للمنشآت التي تحتاج فوترة الهيئة فقط أن تستخدم eInvoiceMe وحده.

يُرد المبلغ المسترد إلى وسيلة الدفع الأصلية أو يتحول إلى رصيد في المنشأة بحسب كل حالة. وتدخل مبيعات نقطة البيع في التقارير والفوترة نفسها مع الحجوزات. أما العقود المتكررة مع المدارس والشركات فيُرسل لها عرض سعر وتصدر فاتورتها باسم الجهة. وإن لم يكن برنامجك المحاسبي ضمن القائمة، فبناء التكاملات عند الطلب جزء مما يقدمه AskFlow.